Datenschutzinformation für die Nutzung unseres companyGPT-Testsystems
Als für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) lassen wir Ihnen hiermit Informationen zur Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung unseres companyGPT-Testsystems zukommen.
| Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen | Verantwortlich für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist folgendes Unternehmen: OEDIV Oetker Daten- und Informationsverarbeitung KG |
| Kontaktdaten der/des Datenschutzbeauftragten | Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter folgender Anschrift: OEDIV Oetker Daten- und Informationsverarbeitung KG |
| Verarbeitungszwecke / Rechtsgrundlagen der Verarbeitung | Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Rahmen der Nutzung des companyGPT Testsystems, um den Zugang zum Testsystem bereitzustellen und zu verwalten, die Interaktion mit dem KI Chatbot zu ermöglichen sowie den sicheren, stabilen und nachvollziehbaren Betrieb des Systems einschließlich Support, Fehleranalyse und IT Sicherheitsmaßnahmen sicherzustellen. Berechtigte Interessen: Unser berechtigtes Interesse liegt in der Bereitstellung, dem Betrieb und der Absicherung eines KI‑basierten Testsystems, einschließlich der Gewährleistung von IT‑Sicherheit, Missbrauchsprävention, Systemstabilität, Nachvollziehbarkeit von Zugriffen und der Behebung von Störungen sowie der Weiterentwicklung und Qualitätssicherung des Systems. |
| Kategorien personenbezogener Daten | Im Rahmen der Nutzung unseres Testsystems werden folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet:
Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO ist nicht vorgesehen. |
| Kategorien von Empfängern Ihrer personenbezogenen Daten | Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich an diejenigen Empfänger weitergegeben, die diese zur Erfüllung der in dieser Datenschutzinformation genannten Zwecke benötigen. Empfänger personenbezogener Daten sind innerhalb der OEDIV diejenigen Stellen, die diese zur Bereitstellung, Administration, IT-Sicherheit und zum Support des companyGPT-Testsystems benötigen (z. B. Betrieb/Administration, Support, IT-Security). Für das Hosting des Benutzer-Interfaces und des openAI-LLMs nutzen wir Dienste der Microsoft Ireland Operations Limited. Die Datenverarbeitung einschließlich der Datenspeicherung erfolgt in der Microsoft Cloud in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union (EU). Im Rahmen des Herstellersupports kann es im Einzelfall zu einer Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer kommen. Diese Übermittlungen werden entsprechend der Anforderungen der Art. 44 ff. DSGVO abgesichert. Zur technischen Unterstützung und Fehleranalyse der Chatsoftware kann in Einzelfällen der Dienstleister Zeta Alpha Vector B.V. im Rahmen von Supportleistungen eingesetzt werden. Der Zugriff auf personenbezogene Daten erfolgt dabei ausschließlich, soweit dies zur Erfüllung der jeweiligen Supportaufgaben erforderlich ist. Mit sämtlichen externen Dienstleistern, die im Rahmen des companyGPT Testsystems personenbezogene Daten verarbeiten, wurden Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. |
| Quelle, aus der die personenbezogenen Daten stammen | Wir erhalten Ihre personenbezogenen Daten direkt von Ihnen, soweit Sie diese im Rahmen der Nutzung des Testsystems selbst eingeben. Darüber hinaus können wir personenbezogene Daten von Ihrem Unternehmen bzw. Ihrer Organisation erhalten, soweit diese zur Einrichtung und Verwaltung von Testzugängen (z. B. Benutzerstammdaten) bereitgestellt werden. |
| Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden | Grundsätzlich gilt: Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind und soweit der Löschung keine Aufbewahrungspflichten, an die wir rechtlich gebunden sind, entgegenstehen. Im konkreten Fall: Nach Beendigung der Testung werden die zugehörigen personenbezogenen Daten spätestens innerhalb von fünf Tagen vollständig gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. |
| Ihre Rechte als betroffene Person | Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten. Ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie auf weitere mit der Verarbeitung zusammenhängende Informationen (Art. 15 DSGVO). Für den Fall, dass personenbezogene Daten über Sie nicht (mehr) zutreffend oder unvollständig sind, können Sie eine Berichtigung und gegebenenfalls Vervollständigung dieser Daten verlangen (Art. 16 DSGVO). Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen, vom Recht auf Datenübertragbarkeit Gebrauch machen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 16, 17, 18, 20, 21 DSGVO). Bitte beachten Sie, dass Betroffenenrechte in bestimmten Fällen eingeschränkt oder ausgeschlossen sein können (Art. 23 DSGVO). Sofern die Verarbeitung Ihrer Daten auf Basis Ihrer Einwilligung erfolgt, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bitte setzen Sie sich mit uns in Verbindung, wenn Sie ein Betroffenenrecht geltend machen möchten. |
| Widerspruchsrecht | Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, welche aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Bitte setzten Sie sich mit uns in Verbindung, wenn Sie Ihr Widerspruchsrecht geltend machen möchten. |
| Automatisierte Entscheidungsfindung/Profiling | Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO findet im Rahmen der Nutzung des Testsystems nicht statt. |
| Erforderlichkeit der Bereitstellung der personenbezogenen Daten und mögliche Folgen der Nichtbereitstellung | Die Bereitstellung personenbezogener Daten erfolgt im Rahmen der Testnutzung grundsätzlich freiwillig, ist jedoch für die Einrichtung des Zugangs und die Nutzung des Testsystems erforderlich. Ohne diese Daten ist eine Nutzung des Testsystems nicht oder nur eingeschränkt möglich. |
| Beschwerderecht | Jede betroffene Person kann sich gemäß Art. 77 Absatz 1 DSGVO unbeschadet weiterer Rechtsbehelfe mit einer Beschwerde an die zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde wenden, wenn sie der Ansicht ist, durch die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten durch den Verantwortlichen in ihren Rechten verletzt worden zu sein. Die zuständige Aufsichtsbehörde erreichen Sie unter: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen Postfach 20 04 44 40102 Düsseldorf |