Datenschutzinformation zu Veranstaltungen der OEDIV KG (Webinare, Online- und Präsenzveranstaltungen)
Als für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 Datenschutz‑Grundverordnung (DSGVO) informieren wir Sie hiermit über die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Anmeldung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen – Online-Veranstaltungen (z. B. Webinare) ebenso wie Präsenzveranstaltungen vor Ort – der OEDIV Oetker Daten‑ und Informationsverarbeitung KG (nachfolgend „OEDIV KG“ oder „OEDIV“).
| Hinweis zur werblichen Ansprache: Diese Datenschutzinformation betrifft die Teilnahme an der Veranstaltung (Anmeldung, Durchführung und ggf. Aufzeichnung). Sofern Sie darüber hinaus in die werbliche Ansprache (z. B. Newsletter) oder gesonderte Auswertung (Tracking, Scoring, Profiling) eingewilligt haben, gelten hierfür ergänzend die Datenschutzinformationen für werbliche Maßnahmen der OEDIV KG. Beide Verarbeitungen sind rechtlich getrennt. |
| Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen | Verantwortlich für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist folgendes Unternehmen: OEDIV Oetker Daten- und Informationsverarbeitung KG („OEDIV KG“) |
| Kontaktdaten der/des Datenschutzbeauftragten | Den Datenschutzbeauftragten der OEDIV KG erreichen Sie unter folgender Anschrift: OEDIV Oetker Daten- und Informationsverarbeitung KG |
| Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen, sowie die Rechtsgrundlage der Verarbeitung; | Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten für die folgenden Zwecke:
Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Bei kostenpflichtigen Veranstaltungen oder Veranstaltungen mit gesondert vereinbarten Teilnahmebedingungen kann die Verarbeitung alternativ auf die Durchführung (vor-)vertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) gestützt werden. Die konkret einschlägige Rechtsgrundlage wird Ihnen im Anmeldeprozess benannt.
Rechtsgrundlage: Unser berechtigtes Interesse an der Dokumentation der Veranstaltung sowie der nachträglichen Bereitstellung der Inhalte für Teilnehmende und weitere Interessierte (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Bei Online-Veranstaltungen sind Kamera und Mikrofon der Teilnehmenden standardmäßig deaktiviert. Bei Präsenzveranstaltungen weisen wir in der Einladung und vor Ort auf eine Aufzeichnung hin. Personenbezogene Daten von Teilnehmenden werden grundsätzlich nur verarbeitet, soweit diese sich freiwillig aktiv an der Veranstaltung beteiligen (z. B. durch Chat-Nachrichten, Wortmeldungen oder Fragen). Freiwillige aktive Beiträge können Bestandteil der Aufzeichnung sein.
Rechtsgrundlage: Unser berechtigtes Interesse an der Dokumentation unserer Veranstaltungen und der Berichterstattung darüber (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Gezielte Einzel- oder Porträtaufnahmen einzelner Teilnehmender erfolgen nur mit deren Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können der Anfertigung von Aufnahmen Ihrer Person jederzeit widersprechen – auch vor Ort gegenüber dem Veranstaltungsteam.
Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), Art. 6 Abs. 1 lit. c i. V. m. Art. 7 Abs. 1 DSGVO (Nachweis erteilter Einwilligungen/Widerrufe) sowie ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Missbrauchsschutz/Nachweisbarkeit).
Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). OEDIV und der Partner sind insoweit getrennt Verantwortliche. Hat der Partner seinen Sitz außerhalb der EU/des EWR (z. B. in den USA), werden Ihnen das Empfängerland und die Grundlage der Übermittlung (z. B. EU-U.S. Data Privacy Framework, Art. 45 DSGVO) im Anmeldeprozess benannt. Hinweis: Es erfolgen keine ausschließlich automatisierten Einzelentscheidungen mit Rechtswirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung im Sinne von Art. 22 DSGVO. |
| Kategorien der gespeicherten Daten | Wir verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten:
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| Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten | Ihre personenbezogenen Daten werden innerhalb der OEDIV KG nur an diejenigen Mitarbeitenden weitergegeben, die diese zur Erfüllung der oben genannten Zwecke benötigen. Zur Durchführung setzen wir Dienstleister ein (z. B. Hosting, Anbieter der Webinar- bzw. Videokonferenz-Plattform und des Anmeldemanagements sowie bei Präsenzveranstaltungen Event-, Catering- und Fotodienstleister). Mit diesen Dienstleistern bestehen – soweit erforderlich – Verträge zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Sofern eine Veranstaltung gemeinsam mit einem Partner durchgeführt wird und Sie in die Datenübermittlung eingewilligt haben, erhält der im Anmeldeprozess benannte Partner Ihre Anmelde- und Kontaktdaten. Der Partner ist insoweit getrennt Verantwortlicher; für dessen Verarbeitung gilt die eigene Datenschutzinformation des Partners. Bei Präsenzveranstaltungen erhält der Betreiber des Veranstaltungsortes – soweit für Einlass, Hausrecht und Sicherheit erforderlich – eine Teilnehmerliste mit Namen und Unternehmen. Hinweise zu Drittlandsübermittlungen: Soweit möglich, werden personenbezogene Daten ausschließlich innerhalb der EU/des EWR verarbeitet. Bei einzelnen Dienstleistern oder deren Unterauftragsverarbeitern kann – insbesondere bei Support- und Wartungsleistungen – ein Zugriff aus Drittländern (z. B. den USA) nicht ausgeschlossen werden. In diesen Fällen ist der Transfer durch mindestens eine der folgenden Garantien abgesichert:
Nähere Informationen zu den eingesetzten Dienstleistern und Garantien können Sie jederzeit unter data-privacy@@oediv..de erfragen. |
| Quelle, aus der die personenbezogenen Daten stammen | Wir erhalten Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich von Ihnen selbst über das Anmeldeformular zur Veranstaltung. Wird die Veranstaltung gemeinsam mit einem Partner oder über dessen Anmeldesystem durchgeführt, können wir Ihre Daten auch über den Partner erhalten. |
| Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden, oder – falls dies nicht möglich ist – Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer | Grundsätzlich gilt: Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Im konkreten Falle: Aus Datenschutz- und Sicherheitsgesichtspunkten werden die Teilnehmerdaten in der Regel spätestens vier Monate nach Ende der Veranstaltung gelöscht, sofern keine weitergehende Rechtsgrundlage (z. B. eine erteilte werbliche Einwilligung) besteht. Eine erstellte Aufzeichnung wird gespeichert, solange sie für die Bereitstellung als On-Demand-Inhalt erforderlich ist. Foto- und Videoaufnahmen von Präsenzveranstaltungen werden gespeichert, solange sie für die Veranstaltungsberichterstattung verwendet werden, längstens bis zu einem berechtigten Widerspruch. Nachweisdaten zur Einwilligung sowie zu Widerrufen können darüber hinaus so lange gespeichert werden, wie dies zur Nachweisführung erforderlich ist. |
| Betroffenenrechte | Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten (Art. 15 DSGVO). Sind Daten unrichtig oder unvollständig, können Sie Berichtigung und ggf. Vervollständigung verlangen (Art. 16 DSGVO). Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, können Sie Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen, vom Recht auf Datenübertragbarkeit Gebrauch machen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18, 20, 21 DSGVO). Betroffenenrechte können in bestimmten Fällen eingeschränkt oder ausgeschlossen sein (Art. 23 DSGVO). Widerruf der Einwilligung: Sofern die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf der Einwilligung zur Teilnahme gilt zugleich als Abmeldung von der Veranstaltung; hierzu genügt eine Nachricht an marketing@oediv.de oder data-privacy@oediv.de. Widerruf gegenüber dem Partner: Haben Sie in die Übermittlung an einen Partner eingewilligt, können Sie diese Einwilligung bis zur Übermittlung gegenüber der OEDIV (marketing@oediv.de oder data-privacy@oediv.de) widerrufen; die Übermittlung unterbleibt dann. Nach der Übermittlung ist der Widerruf – da der Partner ab diesem Zeitpunkt eigenverantwortlich entscheidet – gegenüber dem Partner zu erklären (Kontakt- und Widerrufswege in der Datenschutzinformation des Partners). Der Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung nicht. |
| Beschwerderecht | Jede betroffene Person kann sich gemäß Art. 77 Abs. 1 DSGVO unbeschadet weiterer Rechtsbehelfe mit einer Beschwerde an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden. Die zuständige Aufsichtsbehörde für die OEDIV KG erreichen Sie unter: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf |
| Erforderlichkeit der Bereitstellung der personenbezogenen Daten und mögliche Folgen der Nichtbereitstellung | Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist freiwillig. Ohne die für die Anmeldung erforderlichen Daten bzw. ohne Erteilung der Einwilligung kann die Teilnahme an der Veranstaltung nicht bereitgestellt oder durchgeführt werden. |