Nutzungsvereinbarung für myOEDIV (ServiceNow Serviceportal)

Die OEDIV Oetker Daten- und Informationsverarbeitung KG, Bechterdisser Str. 10, 33719 Bielefeld, stellt für seine Kunden eine Kundenportal bereit. Diese Nutzungsbedingungen gelten für die Registrierung und Nutzung dieses Kundenportals und der darüber bereitgestellte Funktionen.

Diese Nutzungsbedingungen regeln die Nutzung des Kundenportals (myOEDIV), das von OEDIV Oetker Daten- und Informationsverarbeitung KG (OEDIV) im Rahmen der ServiceNow-Plattform bereitgestellt wird. Sie gelten für alle registrierten Nutzer (nachfolgend „Nutzer“), die über das Portal auf unsere Services zugreifen.

Das Portal wird dem Kunden als Zusatz zu den vertraglich vereinbarten Leistungen bereitgestellt. Die Einzelheiten der geschuldeten Supportleistungen ergeben sich ausschließlich aus dem Rahmenvertrag. Diese Nutzungsbedingungen begründen keine über den Rahmenvertrag hinausgehenden Ansprüche oder Verpflichtungen. Die Bereitstellung des Ticketportals erfolgt freiwillig und ohne rechtliche Verpflichtung zur dauerhaften oder ununterbrochenen Nutzungsmöglichkeit.

Im Falle von Widersprüchen zwischen diesen Nutzungsbedingungen und dem Rahmenvertrag, gehend die Regelungen des Rahmenvertrag vor.

Das Kundenportal ermöglicht den Zugriff auf Supportleistungen, Ticketing, Dokumentationen, Statusmeldungen und weitere IT-Servicefunktionen, die im Rahmen der beauftragen Service- und Produktleistungen bereitgestellt werden.

Es besteht kein Anspruch des Kunden auf eine jederzeitige Verfügbarkeit, auf die Beibehaltung bestimmter Funktionalitäten oder auf die fortlaufende Bereitstellung und den Betrieb des Portals insgesamt. Bei Ausfall oder Nichtverfügbarkeit des Portals kann der Kunde Supportanfragen jederzeit alternativ per E-Mail oder Telefon stellen.

Der Auftragnehmer behält sich vor, das Portal jederzeit zu ändern, Funktionen zu entfernen oder zu erweitern, das Portal einzuschränken oder einzustellen, sofern dies die Erfüllung der vertraglichen Leistungen nicht beeinträchtigt. Über wesentliche Änderungen informiert der Auftragnehmer den Kunden mit angemessener Frist.

• Der Zugang zum Portal ist nur registrierten Nutzern vorbehalten.
• Die Zugangsdaten sind vertraulich zu behandeln und dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden.
• Der Nutzer verpflichtet sich, bei der Registrierung wahrheitsgemäße Angaben zu machen.

Sofern der Kunde durch erstmalige Vergabe durch den Auftragnehmer ein Nutzerkonto, „Customeradmin“ erhalten hat, ist er für die Einrichtung und Verwaltung der eigenen Nutzerkonten verantwortlich. Der Kunde trägt dann die alleinige Verantwortung für die Einrichtung, Verwaltung und laufende Aktualisierung sämtlicher Nutzerkonten im System. Er hat sicherzustellen, dass ausschließlich berechtigte Personen Zugang erhalten und dass Zugriffsrechte unverzüglich entzogen werden, sobald eine entsprechende Berechtigung nicht mehr gegeben ist.

Der Kunde trägt die Verantwortung für sämtliche Aktivitäten, die unter Nutzung seiner Nutzerkonten erfolgen, es sei denn, der Auftragnehmer hat die unbefugte Nutzung gekannt oder zu vertreten.

Der Kunde ist verpflichtet, sämtliche zur ordnungsgemäßen Nutzung des Portals erforderlichen Mitwirkungshandlungen eigenverantwortlich und rechtzeitig vorzunehmen. Hierzu zählen insbesondere folgende Pflichten:

4.1 Sicherstellung der ordnungsgemäßen Nutzung

Der Kunde hat dafür Sorge zu tragen, dass sämtliche Nutzerkonten ausschließlich für die vertraglich vorgesehenen Zwecke und im Rahmen der geltenden Gesetze sowie dieser Nutzungsbedingungen verwendet werden. Jegliche missbräuchliche Nutzung des Portals, insbesondere die Einstellung rechtswidriger, schädigender oder sicherheitsgefährdender Inhalte, ist zu unterbinden. Der Kunde hat seine Nutzer entsprechend zu unterweisen und auf die Einhaltung der Vorgaben hinzuweisen.

4.2 Technische und organisatorische Maßnahmen

Der Kunde ist verpflichtet, sämtliche zumutbaren technischen und organisatorischen Maßnahmen zu treffen, um einen unbefugten Zugriff Dritter auf das Portal zu verhindern. Hierzu gehört insbesondere die Verwendung sicherer Passwörter, sowie die Nutzung aktueller Sicherheitssoftware auf den Endgeräten der Nutzer. Der Kunde hat dafür zu sorgen, dass die Zugangsdaten geheim gehalten und nicht an Dritte weitergegeben werden. Ein Verstoß gegen diese Verpflichtung kann zur Sperrung des betroffenen Nutzerkontos führen.

4.3 Meldung von Sicherheitsvorfällen und Missbrauch

Bei Verdacht auf einen unbefugten Zugriff, Missbrauch eines Nutzerkontos oder sonstigen sicherheitsrelevanten Vorfällen ist der Kunde verpflichtet, den Auftragnehmer unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von 24 Stunden nach Bekanntwerden, schriftlich zu informieren. Der Kunde hat in solchen Fällen aktiv an der Aufklärung und Beseitigung des Vorfalls mitzuwirken und alle erforderlichen Informationen bereitzustellen.

4.4 Eigenverantwortlichkeit für Inhalte

Der Kunde ist für alle über das Portal eingestellten oder übermittelten Inhalte allein verantwortlich. Er hat sicherzustellen, dass diese übermittelten Informationen inhaltlich korrekt sind, Inhalte keine Rechte Dritter verletzen, insbesondere keine Urheber-, Marken- oder Persönlichkeitsrechte, und dass sie frei von Viren, Trojanern oder sonstigen Schadprogrammen sind. Der Kunde stellt den Auftragnehmer von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die aus einer rechtswidrigen Nutzung des Systems oder einer Verletzung von Rechten Dritter resultieren.

Die Einhaltung der vorgenannten Mitwirkungspflichten ist Voraussetzung für die ordnungsgemäße Nutzung des Portals und die Erbringung der vertraglich vereinbarten Supportleistungen. Kommt der Kunde seinen Mitwirkungspflichten nicht nach, ist der Auftragnehmer berechtigt, die Nutzung des Portals ganz oder teilweise einzuschränken oder auszusetzen, bis die ordnungsgemäße Mitwirkung wiederhergestellt ist.

Der Kunde erhält ein Einfaches, nicht übertragbares Recht zur Nutzung des Portals für die Dauer des Rahmenvertrags und ausschließlich zu den vertraglich vereinbarten Zwecken.

Eine Überlassung an Dritte oder die Nutzung für andere als die vertraglich vereinbarten Zwecke ist untersagt. Ausnahmen hinsichtlich der Zugangsmöglichkeit für vom Kunden beauftragte Dienstleistungsunternehmen bedürfen der Prüfung im Einzelfall und sind in jedem Fall durch Kunden zu verantworten.

Der Kunde nimmt zur Kenntnis, dass im Rahmen der Nutzung des Portals personenbezogene Daten verarbeitet werden. Durch die Nutzung von myOEDIV wird keine Auftragsverarbeitung i. S. d. Art 28 DSGVO oder gemeinsame Verantwortlichkeit i. S. d. Art. 26 DSGVO begründet. Sowohl Kunde als auch OEDIV agieren bei der Nutzung von myOEDIV als eigene Verantwortliche i. S. d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO und verpflichten sich, dass die Datenverarbeitung im Einklang mit den Vorgaben der einschlägigen Datenschutzgesetze erfolgt. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung von myOEDIV sind einsehbar unter https://www.oediv.de/datenschutz/datenschutzinformation-kundenportal-myOEDIV/.

Der Auftragnehmer trifft umfangreiche IT-Sicherheitsmaßnahmen bzw. behält sich die Umsetzung entsprechender Sicherheitsmaßnahmen im Rahmen der Bereitstellung des Portals vor.
Die Sicherheitsmaßnahmen dienen dazu, die Funktionsfähigkeit, Verfügbarkeit und Integrität des Portals sicherzustellen.

7.1 Geoblocking

Aus Sicherheitsgründen kann der Zugriff auf das Kundenportal aus bestimmten Ländern oder Regionen eingeschränkt oder blockiert werden (Geoblocking). Nutzer, die regelmäßig aus dem Ausland auf das Portal zugreifen müssen, haben dies dem Auftragnehmer im Vorfeld mitzuteilen, um ggf. Ausnahmen zu prüfen.

7.2 Passwortanforderungen

Passwörter müssen den aktuellen Sicherheitsstandards entsprechen (z. B. Mindestlänge, Komplexität, regelmäßige Änderung). Der Auftragnehmer behält sich vor, schwache Passwörter automatisiert zurückzusetzen.

7.3 Sitzungsmanagement

Sitzungen werden nach einer definierten Inaktivitätszeit automatisch beendet. Gleichzeitige Logins von mehreren Geräten können eingeschränkt oder protokolliert werden.

7.4 Zugriffskontrollierung

Alle Zugriffe auf das Portal werden zu Sicherheits- und Nachweiszwecken protokolliert. Die Protokolle werden gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen gespeichert und verarbeitet.

7.5 Geräte- und Netzwerkrestriktionen

Der Zugriff auf das Portal kann auf bestimmte IP-Adressen, Netzwerke oder Geräte eingeschränkt werden. Der Betreiber kann den Zugriff über unsichere oder nicht autorisierte Geräte blockieren.

7.6 Verschlüsselung

Die Datenübertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt (TLS 1.2 oder höher). Sensible Daten werden auch im Ruhezustand verschlüsselt gespeichert.

7.7 Sicherheitsupdates

Nutzer sind verpflichtet, ihre Endgeräte regelmäßig mit Sicherheitsupdates zu versorgen. Der Betreiber behält sich vor, veraltete oder unsichere Clients vom Zugriff auszuschließen.

Sollte der Kunde oder ein von ihm berechtigter Nutzer gegen diese Nutzungsbedingungen verstoßen, insbesondere durch missbräuchliche oder rechtswidrige Nutzung des Portals, ist der Auftragnehmer berechtigt, geeignete Maßnahmen zur Wiederherstellung der ordnungsgemäßen Nutzung zu ergreifen. Hierzu zählen insbesondere die vorübergehende oder dauerhafte Sperrung einzelner Nutzerkonten oder, im Falle schwerwiegender oder wiederholter Verstöße, der Ausschluss des Kunden oder einzelner Nutzer vom gesamten Portal. Vor einer endgültigen Sperrung wird der Auftragnehmer den Kunden in der Regel vorab warnen und ihm die Möglichkeit zur Stellungnahme einräumen, sofern dies im Einzelfall rechtlich geboten und praktisch möglich ist.

Die Haftung des Auftragnehmers für Schäden, die dem Kunden oder seinen Usern aus der Verwendung des Kundenportals entstehen, unbeachtlich des Rechtsgrundes, ist auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie Ansprüche nach dem Produkthaftungsgesetz und auf Verletzungen von Leben, Körper oder Gesundheit beschränkt.

Soweit der Auftragnehmer im Kundenportal Links zu Internet-Inhalten Dritter setzt, macht sich der Auftragnehmer diese Inhalte nicht zu eigen, es sei denn, dies erfolgt im Einzelfall anlässlich von Leistungen des Auftragnehmers unter einer mit dem Kunden getroffenen Vereinbarung.

Die Haftung für Datenverlust ist auf den typischen Wiederherstellungsaufwand beschränkt, der bei ordnungsgemäßer Datensicherung entstanden wäre.

Diese Haftungsbeschränkungen gelten auch gegenüber den gesetzlichen Vertretern des Kunden sowie seinen Mitarbeitern und den Usern.

Der Auftragnehmer steht dem Kunden für technische Fragen oder Probleme im Zusammenhang mit dem Portal über die dem Kunden im Rahmen des Rahmenvertrags bekanntgegebenen Kommunikationswege und Kontaktdaten zur Verfügung.

Der Auftragnehmer ist berechtigt, diese Nutzungsbedingungen mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, sofern die Änderungen für den Kunden zumutbar und keine wesentlichen Vertragspflichten betroffen sind. Änderungen treten erst vier Wochen nach Mitteilung an den Kunden in Kraft. Die Mitteilung erfolgt in Textform (z. B. per E-Mail). Widerspricht der Kunde den Änderungen nicht innerhalb der vier Wochen-Frist, gelten die geänderten Bedingungen als angenommen. Widerspricht der Kunde endet die Nutzungsmöglichkeit des myOEDIV Portal, mit Wirkung zum Ablauf der Frist. Ein Anspruch auf Weiternutzung des Systems zu den bisherigen Nutzungsbedingungen besteht nach dem Widerspruch ausdrücklich nicht.

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss der Kollisions- bzw. Verweisungsnormen des deutschen internationalen Privatrechts. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dem Kundenportal „myOEDIV“ ist der Geschäftssitz des Auftragnehmers.

Sollten einzelne Bestimmungen dieser Nutzungsbedingungen unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. In diesem Fall ist eine rechtlich wirksame Regelung zu vereinbaren, die dem Regelungsgehalt der ganz oder teilweise unwirksamen Regelung wirtschaftlich so weit wie möglich entspricht.